Văn phòng ảo là khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Xuất hiện ở Việt Nam hơn 10 năm qua, loại hình văn phòng này cho thấy những hiệu quả tích cực. Không chỉ giúp doanh nghiệp phát huy các hoạt động kinh doanh mà còn tiết kiệm chi phí rất lớn. Tuy vậy, vẫn còn rất nhiều công ty, doanh nghiệp vẫn còn những e ngại nhất định về loại hình văn phòng này. Sau đây là một số lý do mà doanh nghiệp lo lắng khi quyết định thuê văn phòng ảo.

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn lo lắng khi quyết định sử dụng văn phòng ảo

Doanh nghiệp cần biết về mô hình văn phòng ảo

Mô hình văn phòng truyền thống, cả một bộ máy bao gồm xưởng sản xuất, quản lý, nhân viên… đều tập trung tại một khu vực. Văn phòng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Đối với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải tập trung mọi nguồn lực vào một địa chỉ duy nhất. Mà chỉ xem đó là 1 địa điểm để giao dịch và tiếp đối tác.

Với mức giá dao động 300.000 – 3.000.000VND/tháng đã bao gồm trọn gói các tiện nghi. Đó là địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, email, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế…, Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ không tốn thời gian và chi phí vào các hoạt động hành chính. Từ đó dành nguồn lực để tập trung tối đa vào công việc kinh doanh.

Văn phòng ảo đem lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp

Do đó mô hình văn phòng ảo hiện nay rất được ưa chuộng bởi các công ty có quy mô nhỏ. Các công ty nước ngoài, doanh nghiệp mở rộng chi nhánh cũng vậy. Đặc biệt kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử, vốn chỉ cần 1 địa điểm để hợp thức hóa giấy phép kinh doanh và các giao dịch tiếp đối tác.

Vậy đâu là những băn khoăn của doanh nghiệp

Pháp luật Việt Nam hiện nay không cấm mô hình văn phòng ảo. Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có thể hoàn toàn an tâm về tính chất pháp lý của loại hình này. Nhưng nhiều khách hàng của doanh nghiệp vẫn chưa mở lòng với loại hình dịch vụ này vì nhiều lý do:

• Tính chất tên gọi ”văn phòng ảo“ : Chính vì chữ ”ảo“ khiến khách hàng có cảm giác không thực, hoài nghi về tính chất pháp lý của doanh nghiệp sử dụng loại hình văn phòng này.
• Tính chất văn phòng đại diện: Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như một văn phòng đại diện ở những địa điểm trung tâm để thuận tiện giao dịch. Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp sẽ không hoặc chỉ duy trì một bộ phận nhân sự nhất định, thường là bộ phận bán hàng để tiếp khách, còn các hoạt động phía sau của doanh nghiệp sẽ diễn ra tại nhiều địa điểm khác, có khi là tại nhà.

Vì vậy, nhiều khách hàng cảm thấy ”bị lừa“ và nghi ngờ năng lực doanh nghiệp khi tại một cao ốc hạng sang, hàng chục doanh nghiệp có thể đồng sở hữu địa chỉ kinh doanh tại 1 văn phòng 50m2.

Cần suy nghĩ tích cực hơn đối với văn phòng ảo

Ngoài ra, nhiều tin tức cho rằng thực trạng mua bán hóa đơn, trốn thuế, doanh nghiệp “ma” xuất phát từ những doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng ảo. Điều này là hoàn toàn không có căn cứ và không có bất kì con số thống kê nào chứng minh. Trước khi có sự xuất hiện của văn phòng ảo, tại nhiều doanh nghiệp vẫn xảy ra các tình trạng tiêu cực như trên. Nếu vì lý do đó mà các cơ quan chức năng siết chặt quy định về trụ sở của mô hình văn phòng ảo thì chưa đủ sức thuyết phục và gây thiệt thòi cho các nhà kinh doanh chân chính.

>>>Xem thêm: Văn phòng ảo là lựa chọn hiệu quả cho 98% startup tại Việt Nam

Cần tránh những suy nghĩ không tốt về văn phòng ảo

Theo Office168, ở góc độ khách hàng, việc nghi ngờ về hoạt động doanh nghiệp cho dù là bất kì loại hình doanh nghiệp nào đều là cần thiết trước khi đặt bút ký kết giao dịch. Tuy nhiên để hạn chế suy nghĩ tiêu cực của khách hàng, ông cũng đưa ra một số gợi ý:

Đối với cơ quan chức năng

Điều quan trọng nhất không phải là doanh nghiệp đặt trụ sở tại đâu, mà là vấn đề về con người. Mỗi doanh nghiệp đều có người đại diện pháp luật và người này sẽ chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan chức năng nên tập trung tiếp cận và thường xuyên kiểm tra định kì thông qua người đại diện này.

Đối với doanh nghiệp

Để tránh tâm lý nghi ngờ “ người 1 bên của 1 nẻo”, doanh nghiệp nên giải thích rõ cho khách hàng ngay lần đầu đến văn phòng về đặc thù, phương thức hoạt động bên mình. Sắp xếp thực hiện một vài công đoạn ban đầu, tránh tiếp nhận yêu cầu từ một nơi nhưng lại chuyển hết sang một đơn vị nơi khác để xử lý.

Thay vì sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đơn thuần làm trụ sở, doanh nghiệp nên lựa chọn gói dịch vụ có kèm chỗ ngồi làm việc để đảm bảo luôn có nhân viên tiếp túc trực tại văn phòng tiếp đối tác hoặc các đợt kiểm tra của cơ quan chức năng.

Nhu cầu thuê văn phòng làm việc ngày càng tăng, chính vì vậy lựa chọn địa điểm thích hợp cũng như ký kết với các công ty cung cấp dịch vụ uy tín rất quan trọng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ cũng như cần có cái nhìn tổng quan hơn về các loại hình văn phòng mà mình cần.